💬 Introduction

La G.E.D. (Gestion Électronique des Documents) est l’espace de stockage de JePilote. Vous y retrouverez l’ensemble des pièces attachées aux écritures comptables et vous pourrez également y déposer les documents que vous voulez partager avec vos collaborateurs ou votre comptable.

🔰 Rappels

⭐ Un abonnement Business est nécessaire pour pouvoir accéder à cette fonction. ⭐

🟥 Accéder à votre G.E.D.

Le bouton d’accès à votre G.E.D. [2] se situe au bas de votre menu [1].

🟥 Structure de la G.E.D.

Votre G.E.D. est composée d’un ensemble de dossiers numérotés. Le dossier "0. Pièces Comptables" contient l’ensemble des fichiers joints à vos opérations de facturation. A chaque fois qu’une facture client/fournisseur est générée et qu’un document lui est attaché, ce dernier sera automatiquement ajouté à votre G.E.D. via le dossier "0. Pièces Comptables".

Les dossiers numérotés de 1 à 11 sont des suggestions de dossiers pour vous aider dans votre organisation.

❗ Ne jamais supprimer le dossier "0. Pièces Comptables". Les pièces ne seraient plus automatiquement ajoutées à la G.E.D. ❗

🟥 Ajouter des documents à votre G.E.D.

🚩 Sélectionnez le dossier de votre G.E.D dans lequel vous souhaitez ajouter des éléments

🚩 Cliquez sur l’icône [•••] verticale dans le coin supérieur droit [1], puis sur "Nouveau" [2]

💡 Un simple clic-droit vous donnera également accès au bouton "Nouveau". 💡

🚩 Sélectionnez le type de documents que vous souhaitez ajouter à votre G.E.D. (document ou dossier) [3]

💡 Vous pouvez également utiliser cette méthode pour créer de nouveaux dossiers dans votre G.E.D. 💡

🚩 Sélectionnez les documents/dossiers que vous souhaitez ajouter

🏁 Cliquez sur Ouvrir

Le téléchargement se lance alors. Une fois terminé, vos documents/dossiers seront automatiquement ajoutés.

💡 Il est également possible de simplement glisser/déposer les éléments que vous voulez ajouter directement dans le dossier souhaité. 💡

🟥 Faire une demande de fichiers

Si vous travaillez en collaboration, il est possible d’envoyer des demandes de fichiers à vos collaborateurs. Les documents reçus ainsi sont directement ajoutés à votre G.E.D.

🚩 Sélectionnez le dossier de votre G.E.D dans lequel vous souhaitez que ces éléments soient ajoutés

🚩 Cliquez sur l’icône [•••] verticale dans le coin supérieur droit [1], puis sur "Nouveau" [2] → "Demande de fichier" [3]

💡 Un simple clic-droit vous donnera également accès au bouton "Nouveau". 💡

🚩 Indiquez la nature des fichiers demandés, puis cliquez sur "OK"

Vous pouvez écrire ce que vous souhaitez dans cette section. Cette dernière a simplement pour but de préciser votre demande aux personnes concernées.

🏁 Envoyez le lien obtenu à vos collaborateurs

🟥 Télécharger des documents depuis votre G.E.D.

🚩 Sélectionnez les documents / fichiers que vous souhaitez télécharger

💡 Vous pouvez sélectionner ces éléments depuis la partie centrale de l’écran [1] ou depuis la partie arborescence, à gauche [2].

🏁 Cliquez sur l’icône "télécharger" [3] dans le coin supérieur droit

💡 Un simple clic-droit sur l’un des éléments sélectionnés vous donnera également accès au bouton "Télécharger". 💡

Mis à jour le : 29/10/2021