Vous disposez de deux méthodes pour créer des factures (ou autres documents de facturation) dans JePilote : Depuis votre menu, depuis votre "Saisie Rapide" [1] ou depuis votre section "Factures" [2].

🟥 Fonctionnement général

La facture est la partie centrale de votre procédure de facturation autour de laquelle orbiteront les autres documents (Devis, Bons, Acomptes & Avoirs). Dans JePilote, vos factures peuvent rentrer dans une des quatre catégories que vous pouvez retrouver dans la partie "Ventes > Factures" de votre menu :

"Factures en cours" : Il s’agit du premier état dans lequel vos facture se trouvent. Tant qu’une facture est dans l’état "En Cours" vous pouvez la modifier. Une facture sort de cet état lorsque vous la validez ou lorsque vous l’annulez (voir notre article dédié au sujet)
"Factures comptabilisées" : C’est l’état qu’une facture acquiert lorsque vous la validez.

💡 Dès lors qu’une facture est comptabilisée, la date d’échéance qui lui est liée commence à être décomptée. Le rapprochement de cette échéance est indiqué dans la colonne "Retard".💡
"Factures annulées" : C’est l’état qu’une facture acquiert lorsque vous l’annulez. Les factures annulées ainsi que les avoirs correspondants sont tous listés dans le même onglet.

❗ Officiellement, une facture ne peut être annulée. Lorsque vous utilisez la fonction "annuler" sur JePilote, nous générons simplement des écritures inverses pour équilibrer les opérations. ❗
💡 Si vous avez annulé une facture par erreur, il faudra alors en générer une nouvelle. Vous pouvez également dupliquer la facture annulée, ce qui générera une copie de cette dernière dans la section "Facture en cours".💡
"À relancer" : Cet onglet liste toutes les factures comptabilisées dont l’échéance a été dépassée. (Voir notre article : Les Relances)

🟥 Échéances de règlement

Chaque facture dispose d’une date d’échéance. Par défaut, c’est la date définie dans l’onglet "Facturation" de vos paramètres qui est prise en compte.

Si vous avez une échéance de règlement sur la Fiche d’un client en particulier, ce sera cette date qui sera utilisée à la place.

Enfin, vous pouvez également définir une échéance ponctuelle en modifiant la date directement sur la facture concernée [1 et 2].

💡 Vous pouvez modifier cette échéance soit en changeant la durée (nombre de jours), soit en changeant la date. Modifier la date mettra automatiquement à jour la durée. 💡

🟥 Compléter une facture

🚩 Cliquez sur la ligne "➕ Ajouter le premier article"

Vous avez alors accès à différentes options : Article, Commentaire, Ligne et Sous-Total.

En sélectionnant "Article", vous pourrez alors ajouter l’article souhaité en définissant les détails (tels que la quantité, le prix unitaire, etc). Choisissez "Commentaire" si vous souhaitez afficher une information particulière à votre client/prospect. Une "Ligne" sera utile si vous souhaitez mettre en page votre facture en le segmentant. Enfin un "Sous-Total" ajoutera une case indiquant le montant des articles ajoutés à la facture jusqu’alors.

🏁 Cliquez sur Insérer

🟥 Comptabiliser une facture

💡 La validation de la facture et sa comptabilisation sont simultanées. 💡
❗ Une facture comptabilisée ne peut plus être modifiée. ❗
💡 Lorsqu’elle est validée, la facture obtient un numéro définitif et les écritures comptables sont automatiquement générées. 💡

Le bouton permettant de comptabiliser votre facture se situe au bas du document concerné. Vous disposez alors de deux possibilités : "Comptabiliser avec le règlement" [2]ou "Comptabiliser seulement la facture" [1].

Si vous ne comptabilisez que la facture, vous pourrez enregistrer le règlement (total ou partiel) en cliquant sur l’icône [€] au bout de la ligne correspondante [3] depuis la liste des factures comptabilisées. (voir notre article : Les Règlements)

Mis à jour le : 03/11/2021

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